政府采购档案管理办法

时间:2016-12-19 15:24

(陕西省财政厅 陕西省档案局20031117日印发)

第一条 为加强政府采购项目档案的管理,有效保护和利用政府采购项目档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定,结合我省实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用陕西省各级采购人、集中采购机构和其他政府采购代理机构(以下统称政府采购代理机构)的政府采购档案管理。

第三条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录,各级采购人、政府采购代理机构应将政府采购项目档案作为本单位档案管理的一项重要内容,指定专兼职人员负责政府采购项目档案的管理并建立岗位责任制度,保证档案资料的真实性、完整性和有效性。

政府采购项目档案按照统一领导、分级管理的原则,由各级财政部门负责管理,并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第四条 政府采购档案是指反映政府采购活动的重要记录,采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的原始的文件材料,包括形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录正本。

采购活动过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管,采购人或采购代理机构可以作为资料保存,但对于涉及商业秘密和其他保密事项的,应当予以保密。

第五条 政府采购档案包括采购活动过程中形成的以下文件资料:

(一)政府采购预算批复文件;

(二)政府采购项目实施申请的各种审批表及其他文字资料;

(三)采购代理协议书;

(四)招标文件,资格预审文件,询价、谈判文件,相关的修改和澄清以及发售的记录;

(五)投标文件、参与竞争性谈判的文件、报价文件;

(六)评审报告;

(七)中标(或成交)通知书;

(八)合同文本;

(九)验收证明;

(十)质疑答复、投诉处理决定;

(十一)其他有关文件、资料。

第六条 采购人分散采购的,由采购人负责所有采购资料正本原件的保管。

第七条 采购人和采购代理机构负责具体采购业务的部门应在每年的3月底前,将上一年度已办理完毕的政府采购项目文件资料收集、整理、装订、编制目录,并移交本单位档案部门。具体采购责任人在政府采购项目交付验收完成后,应在一月内将相关文件资料收集齐全移交本部门专兼职档案人员。

第八条 采购人和采购代理机构应指定具备档案管理专业知识的人员负责政府采购档案的管理,依法做好政府采购档案管理工作,确保政府采购档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

第九条 采购人和采购代理机构应当建立健全政府采购档案的利用制度。政府采购档案的利用不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。涉及应当保密的政府采购档案的利用,必须按照有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第十条 政府采购档案文件、资料用纸规格一律采用A4纸,工程图纸及其他录音、录像资料可视具体情况确定。

第十一条 政府采购档案的保管期限定为永久、15年两种,保管期限从采购结束之日起算起。

第十二条 一般的货物、服务项目的政府采购档案保管期限为15年。

重大工程建设项目或有重要意义的需长久查考利用的采购档案,列为永久性保管。

第十三条 政府采购档案管理人员变更,应按规定办理档案移交手续,经单位负责人签字认可后,方可生效。

第十四条 采购人或采购代理机构因撤并、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案,应当按档案管理的有关规定移交相关部门。

政府采购项目档案按照“年度??项目”进行分类、整理。整理时可组卷,也可按照《归档文件整理规则》以件为单位进行。卷内文件材料或归档文件材料(以件为单位整理)按照政府采购工作流程的顺序排列。应归档的图纸、磁带、光盘、磁盘的整理方法,按照国家相关规定执行。

第十五条 禁止擅自销毁政府采购档案。保管期满的政府采购档案,报经本级财政部门同意后,按档案管理的有关规定进行处理。

第十六条 政府采购代理机构应主动接受政府采购管理部门对其政府采购档案的检查。

第十七条 本办法自发布之日起30日后施行。